Pendant longtemps, le stockage dans le nuage nous a semblé infini. En réalité, notre Centre de services scolaire dispose d’une capacité limitée pour l’ensemble de ses établissements et de son personnel. Cela signifie que chaque document, photo ou vidéo conservé inutilement occupe une part d’une réserve partagée par tout notre CSS.
C’est pourquoi enseignants, professionnels et élèves devraient surveiller leur consommation de près. En plus, cette démarche s’inscrit directement dans la réduction de notre empreinte écologique numérique. Réduire les données inutiles sur les serveurs, c’est aussi réduire l’énergie requise pour les conserver. Un petit geste individuel qui, multiplié par des milliers d’utilisateurs, fait une réelle différence pour notre organisation et pour la planète !
Vérifier l'espace utilisé
Avant de supprimer quoi que ce soit, il faut identifier ce qui occupe de l’espace. L’espace de stockage d’un compte éducatif est partagé entre trois services : Google Drive, Gmail et Google Photos. Dans l’onglet Espace de stockage de Google Drive, vous pouvez voir tous vos fichiers listés du plus volumineux au moins volumineux. Cela permet de cibler immédiatement les éléments qui encombrent votre stockage.
Nettoyer Google Drive
Placez dans la corbeille les fichiers vidéo ou audio dont vous n’avez plus besoin, les anciennes présentations, ainsi que les anciens brouillons ou copies de fichiers.
Lorsque terminé, pensez à vider la corbeille pour que les fichiers soient immédiatement supprimés.
La gestion des Disques partagés
Les Drive partagés ne fonctionnent pas de la même manière que le Drive personnel. Les fichiers appartiennent au CSS et non à un individu.
Seuls les propriétaires du Drive partagé peuvent ajouter/retirer des membres, déplacer des dossiers ou supprimer des éléments. Le ménage principal relève de leur responsabilité.
Nous recommandons de nommer 1 ou 2 responsables du ménage et de prévoir une révision annuelle pour archiver ou supprimer le contenu qui n’est plus nécessaire de conserver.
Qu'en est-il de la section Partagés avec moi ?
Les devoirs Classroom
Chaque devoir attribué dans Google Classroom crée automatiquement un dossier dans votre Google Drive.
Lorsque vous créez un devoir en choisissant « Faire une copie pour chaque élève », Google Classroom crée une copie « modèle » du document initial et une copie par élève du même document.
Si vous supprimez la copie d’un élève dans Drive, le devoir existe encore dans Classroom dans la liste des travaux. Par contre, la pièce jointe apparaîtra comme manquante/inaccessible. La note et les échanges écrits dans l’interface de correction de Classroom sont enregistrés dans la base de données de Classroom, indépendamment du fichier de l’élève. Donc, les rétroactions laissés dans les fichiers en pièce jointe comme Docs, ou Slides ne seront plus accessibles.
Cadre légal pour les photos et vidéos d'élèves
Au Québec, la Loi 25 encadre la collecte, la conservation et la destruction des renseignements personnels, ce qui inclut les images (photos et vidéos) sur lesquelles des élèves sont identifiables.
Quand faut-il les supprimer ? Les photos et vidéos doivent être supprimées dès que la fin pour laquelle elles ont été collectées est atteinte. Ces médias doivent être supprimés de manière sécurisée à la fin de l’année scolaire en cours.
